Elektronische Rechnungsstellung effizient nutzen und steuerliche Vorteile ausschöpfen
Die digitale Rechnungsstellung wird in der Geschäftskommunikation immer häufiger eingesetzt. Unternehmen, die ihre Prozesse auf elektronische Rechnungen umstellen, senken ihre Verwaltungskosten. Gleichzeitig verbessern sie die steuerliche Planbarkeit und legen den Grundstein für automatisierte Finanzprozesse.
Gesetzliche Rahmenbedingungen seit 2025
Seit 2025 gilt in Deutschland eine neue Regelung für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 empfangen können. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gelten als zulässig. Die bisherige Verwendung von Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien bleibt nur noch übergangsweise erlaubt und wird schrittweise eingeschränkt. Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen wird stufenweise ausgeweitet:
- Seit dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000?Euro strukturierte E-Rechnungen versenden.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz zur Ausstellung verpflichtet.
Für die steuerliche Anerkennung elektronischer Rechnungen gelten unverändert die Anforderungen an Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts. Diese Anforderungen werden durch qualifizierte Signaturen oder interne Kontrollverfahren erfüllt. Unternehmen, die diese Voraussetzungen einhalten, sichern sich den Vorsteuerabzug und eine revisionssichere Archivierung.
Steuerliche Vorteile durch digitale Prozessintegration
Die Automatisierung von Rechnungsprozessen reduziert Kosten und beschleunigt interne Abläufe. Digitale Workflows beschleunigen die Verarbeitung, senken den personellen Aufwand und reduzieren Fehler. Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt, validiert und direkt im Buchhaltungssystem erfasst. Ausgangsrechnungen entstehen regelbasiert und werden unmittelbar versendet.
Die Nutzung von Skontofristen gelingt durch digitale Freigabeprozesse deutlich zuverlässiger. Die Durchlaufzeit sinkt und Zahlungsläufe lassen sich effizienter steuern. Der Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen erfolgt automatisiert und verbessert das Working Capital Management. Die zentrale Verfügbarkeit der Rechnungsdaten ermöglicht präzise Auswertungen zu Ausgaben und Liquidität.
ZUGFeRD als praxistaugliches Rechnungsformat
Neben der XRechnung ist in der Praxis vor allem ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verbreitet. Die Version 2.2 entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und erfüllt die Anforderungen der öffentlichen Hand. ZUGFeRD enthält eine visuell lesbare PDF-Rechnung und eine eingebettete XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten. Diese Struktur ermöglicht die automatische Verarbeitung durch ERP-Systeme ebenso wie die manuelle Prüfung durch Buchhaltungen.
Für mittelständische Unternehmen eignet sich ZUGFeRD als flexible Lösung zur Integration in bestehende Abläufe. Gängige Buchhaltungsprogramme unterstützen das Format standardmäßig. Dadurch entfällt der Bedarf an zusätzlichen Anpassungen. Bei Geschäftspartnern mit unterschiedlichen Anforderungen an das Rechnungsformat nutzen viele Unternehmen ZUGFeRD als einheitlichen Standard.
Umsetzung in der Unternehmenspraxis
Die Einführung elektronischer Rechnungen erfordert sowohl technische Systeme als auch klare organisatorische Strukturen. Die Archivierung muss den GoBD entsprechen und revisionssicher erfolgen. Digitale Archivsysteme gewährleisten die Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Daten. Eine interne Verfahrensdokumentation, zum Beispiel über ein Kontrollsystem, dient als Nachweis der Ordnungsmäßigkeit bei Betriebsprüfungen. Die Integration mit anderen Systemen ist entscheidend für eine reibungslose Prozesskette. Eine enge Verknüpfung von Rechnungserstellung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung steigert die Automatisierungswirkung. Cloudlösungen und API-Schnittstellen bieten dabei insbesondere wachsenden Unternehmen technische Skalierbarkeit und Flexibilität.
Blick auf zukünftige Entwicklungen
Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sieht vor, die elektronische Rechnungsstellung im gesamten Binnenmarkt weiter auszubauen. Zukünftig sollen Transaktionen in Echtzeit an Finanzbehörden gemeldet werden. Ein entsprechendes System zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) befindet sich bereits in der Planung. Unternehmen, die frühzeitig auf standardisierte E-Rechnungen setzen, schaffen damit die Grundlage für eine gesetzeskonforme und digitale Rechnungsverarbeitung.
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