Fahrtenbuch führen: Alles, was man dazu wissen muss
Das zur Verfügung stellen eines Firmenautos etabliert sich immer mehr in Unternehmen, da es für die Anreise zum Arbeitsplatz, aber auch für Außentermine vonnöten sein kann. Damit allerdings im Nachhinein nachvollzogen werden kann, in welchem Ausmaß es sowohl für berufliche als auch für private Zwecke genutzt wurde, ist das Führen eines Fahrtenbuchs notwendig. Wie man dies ordnungsgemäß macht, damit es ohne Probleme vom Finanzamt akzeptiert wird, und was man außerdem darüber wissen sollte, ist im Folgenden zusammengefasst.
Was versteht man unter einem Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch dient dazu, eine lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Fahrten eines Firmenwagens zu protokollieren, damit man die entstandenen Kosten bei der betrieblichen Steuererklärung beim Finanzamt absetzen kann. Häufig wird dies mit der Kilometerpauschale verwechselt, wobei sich dieser Pauschalwert auf die Nutzung eines privaten PKWs bezieht. Jedoch können beim Fahrtenbuch lediglich Fahrten, die dem Unternehmen dienen, steuerlich geltend gemacht werden, weshalb eine genaue Führung sehr ratsam ist. In der Regel wird diese Dokumentation händisch in Buchform festgehalten, da einzelne Seiten sowie Excel-Tabellen vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Mittlerweile gibt es aber die Option, das Fahrtenbuch in elektronischer Form anzulegen.
Prinzipiell ist kein Unternehmen, beziehungsweise Mitarbeiter, verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Wem daher der Aufwand zu mühsam ist, kann genauso auf die sogenannte 1-Prozent-Regel zurückgreifen. Dabei orientiert man sich an einem Pauschalbetrag, der dem Wert des Fahrzeuges angepasst ist. Bei dieser Variante erspart man sich zwar einiges an Arbeit, jedoch erhält man einen deutlich geringeren Steuervorteil, verglichen mit dem Fahrtenbuch.
Wie führt man ein Fahrtenbuch richtig?
Ein Fahrtenbuch fällt in die Kategorie “objektiv nachprüfbare Unterlage”, weshalb gerade hier das Finanzamt besonders genau ist. Dabei wird vor allem auf folgende Dinge geachtet:
- Lückenlose und zeitnahe Aufzeichnung
- Kilometerstände des Autos
- Tankquittungen und weitere Belege
Sollten bei der Prüfung Unstimmigkeiten aufkommen oder die ordnungsgemäße Führung infrage gestellt werden, so kann das gesamte Fahrtenbuch vom Finanzamt abgelehnt werden und gleichzeitig wird ein Pauschalbetrag aus der 1-Prozent-Regel angesetzt. Deshalb muss das Festhalten von Fahrten möglichst zeitnah geschehen, da das Nachtragen oft zu Ungenauigkeiten und Zweifeln führen kann.
Tipp: Eine akkurate Aufzeichnung gilt grundsätzlich nicht nur für die Erstellung eines Fahrtenbuchs, sondern ebenso für weitere unternehmerische Zwecke, wie beispielsweise bei der Reisekostenabrechnung.
Des Weiteren wird auf eine eingehaltene und geschlossene Form, sprich ein gebundenes Buch, des Fahrtenbuchs geachtet, damit das nachträgliche Ändern und Fälschen von einzelnen Blättern ausgeschlossen werden kann. So müssen vor allem diese Kriterien beim Führen eines Fahrtenbuchs eingehalten werden:
- Der Anfangs- und Endstand der Kilometeranzahl einer jeden Fahrt
- Datum einer jeden Fahrt
- Reiseziel sowie die entsprechende Route
- Anlass der Fahrt
Bei regelmäßig stattfindenden Fahrten ist das Verwenden von Abkürzungen erlaubt. Zudem muss bei privater Nutzung des Firmenautos kein Zweck angegeben werden, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
Weitere Voraussetzungen des Finanzamts für die Erstellung eines Fahrtenbuchs
Zu Beginn wird jedem die Wahl geboten, ob man ein Fahrtenbuch lieber handschriftlich oder elektronisch führen möchte. Für beide Varianten gibt es dabei jedoch klare Vorschriften und Richtlinien, die befolgt werden müssen. So wird eine handschriftliche Dokumentation nur in einer gebundenen Buchform akzeptiert, wobei man bei der elektronischen Protokollierung nur gewisse Softwares verwenden darf, die den Ansprüchen des Finanzamts entsprechen. Leider kommt es bei der Prüfung eines Fahrtenbuchs gar nicht zu selten zu einer Ablehnung, da es unter Berücksichtigung von Parktickets, Tankquittungen und Ähnlichem schnell zu Unstimmigkeiten kommen kann. Ebenso kann ein unfreiwilliger Umweg oder ein Stau ein Grund dafür sein, welcher im Fahrtenbuch nicht korrekt festgehalten wurde.
Noch dazu unterliegen alle diesbezüglichen Dokumente einer 10-jährigen Archivierungspflicht. Denn unter Umständen kann die Steuerbehörde Dokumente erneut anfordern und nochmals überprüfen. Welche Vorteile ergeben sich aufgrund eines elektronischen Fahrtenbuchs? Die Arbeit und Zeit, die hinter der Führung eines Fahrtenbuchs stecken, darf auf keinen Fall unterschätzt werden. Deshalb steigen immer mehr Unternehmen mittlerweile auf die elektronische Variante um, da eine entsprechende Software einiges erleichtern kann. So können einzelne Eintragungen automatisiert werden und das Vergessen einer Fahrt wird dadurch fast unmöglich. Um ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, bieten sich die folgenden 3 Möglichkeiten an:
- App: Mittels einer entsprechenden Applikation lassen sich einzelne Fahrten tracken. Diese Daten werden automatisch abgespeichert und können im Anschluss über einen Desktop in das Fahrtenbuch übertragen werden.
- Navigationssystem: In den meisten Fahrzeugen sind heutzutage bereits vollwertige Navigationssysteme verbaut, welche eine gefahrene Strecke mit den entsprechenden GPS-Daten aufzeichnen können.
- Komplettanbieter: Dabei erhält man nicht nur eine entsprechende Software zur Protokollierung, sondern ebenfalls eine Hardware, die im Inneren eines Fahrzeuges montiert wird und verlässlich die Daten festhält.
Außerdem bewerkstelligt sich mittels einer elektronischen Aufzeichnung die 10-jährige Aufbewahrungspflicht um einiges einfacher, da sich die jeweiligen Daten leichter finden lassen und kein Stauraum benötigt wird. Wichtig ist aber nur, dass die digitalen Daten entweder als CSV- oder als PDF-Datei beim Finanzamt eingereicht werden.
Fazit
Obwohl das Führen eines Fahrtenbuchs sehr aufwändig sein kann, rentiert es sich für Unternehmen, da man auf diesem Weg bei der betrieblichen Steuererklärung einen Anteil der angefallenen Kosten erstattet bekommt. Alternativ bietet sich noch die sogenannte 1-Prozent-Regel an, wobei man dabei einen viel geringeren Betrag erstattet bekommt. Damit ein Fahrtenbuch jedoch vom Finanzamt akzeptiert wird, muss es nicht nur in gebundener Buchform geführt werden, sondern weiteren Voraussetzungen entsprechen. Falls keine lückenlose oder stimmige Dokumentation vorliegt, kann das gesamte Fahrtenbuch sogar abgelehnt werden und man bekommt automatisch einen Pauschalbetrag, basierend auf der 1-Prozent-Regel. Zudem kann man das Fahrtenbuch mittlerweile nicht nur handschriftlich, sondern auch elektronisch festhalten, wodurch sich Vorteile und Erleichterungen, wie beispielsweise bei der 10-jährigen Archivierungspflicht, ergeben.
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